「聞いてないよ！」と言われないための、ホウレンソウの技術。

「聞いてないよ！」と言われないための、ホウレンソウの技術。 | six1ブログ

●新入社員に教える前に、整理しておきたいこと

春ですね。来週から新入社員が入社してきますね。こういう時期って、フレッシャーズのイロハみたいな本とかブログとか人気になりますが、この時期に、ビジネスの基礎力みたいのをあげておくのっていいですよね。

さて。これは、ビジネス書としては異例のベストセラーになった『夢を叶えるゾウ』にあったエピソードです。

コカコーラの元社長ゴイズエタ氏は、在任中毎日欠かさずコカコーラの大株主であるバフェットに業況報告や相談の電話をしたそうです。毎日欠かさず。必ずだったそうです。その結果、業績がどんなに悪くても支援をし続けたそうです

ホウレンソウって大事なんだなーって記憶に残ってる話しです。なんか好きな話なんですよね。
 
 

●「聞いてないよ！」は相当怖い。

仕事している中で、プロジェクトが最後の詰めの段階になったのに、お偉いさんの「聞いてないぞ」によって全部がひっくり返るって事は、マンガでしょっちゅう見てますし、現実世界でも起こりがちなこと。自分自身を振り返ってみると、言われた事も言った事もあります。

このホウレンソウを怠った事によるサラリーマンが被る被害総額って、相当大きいと思うのですよね。だから、今日はホウレンソウについて考えてみました。来週から会社員になる学生の方も、これ身につけるといいですよ。ほんと。さて。さっきググったのですが、こんな定義があるようなのです。
 
 

●ホウレンソウの定義

「報告」は上司の指示に対する正規の報告を意味し、「連絡」は同僚や関係部署などの間で交わされる情報交換・情報共有、「相談」は迷いや困ったことがあったときに上級者や専門家に相談し、相談を受ける側も親身に話を聞くことをいう。
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/horenso.htmlより

これ、ご存じでした？私ははっきりと定義を知ったのは今回が初めてです。といっても15年くらいビジネスやってるので、自然に身についていたので、なるほどねーという感じはします。確かにそうだな、と。
 
 

●コミュニケーションの3要素

ホウレンソウといえども、それはコミュニケーションです。コミュニケーションは、以下の3つの要素で成り立っています。

１）誰に
２）何を
３）どのように伝えるか

という事を順番に考えたらいいのですが、さっきの定義でいうと、報告と連絡は、上の順番になっていますが、相談だけは、

１）何を
２）誰に
３）どのように

という思考プロセスを得ている点で、異質なんですねー。

報告と連絡は、相手が決まっているので、定期的に行えばいいのですが、相談だけは、自分で誰に相談したらいいのか？を考える必要があるということだったのですね。相談して煮詰まったことを、報告したり連絡したり、あるいは、さらに上司に相談したりするという事なんです。
 
 

●ホウレンソウのやり方、作法まとめ。

このホウレンソウですが、

３）どのように

を失敗すると、良い報告も悪しき影響を与えてしまったりするので、経験上大事かなーと
思う点をまとめてみます。

●日ごろから、情報を伝えやすい関係を作っておく。
●メールより電話、電話より直接伝える。
●結論から伝えるのも大事だが、相手の状況に合わせて。
●ニュアンス大事
●タイミング大事！
●やっぱり最後は内容が大事！

●日ごろから、情報を伝えやすい関係を作っておく。

これ、大事じゃないですか？自然にコミュニケーションができる関係性って。そうした関係性があってこそ、自然なコミュニケーションが出来るというものです。「それ出来たら苦労しないよ！」って言われそうですが、2点目がそのヒントになる。
 
 

●メールより電話、電話より直接伝える。

「言った、言わない問題」の大半はこれで解決できるはず。メールなんて出していたって、必ず見られるとは言えないものです。あと開封アラートみたいな機能がありますが、あれも信用なりませんよね。開封したけど、内容見たかどうかはわからない。だから、大事なのは、ちゃんと目をみて伝えること。そして内容が伝わったか確認をすることだと思います。

これやり続けると、関係性も良くなるってものです。人って、接触頻度が高まると、それに比例して好感度が高まっていくという心理学の結果もあると聞きます。
 
 

●結論から伝えるのも大事だが、相手の状況に合わせて。

これ、良く本とかに載ってますし、「結論から伝えろ！」って良く怒られたりするのですが、必ずしもそうとは言えないように思います。大事なのは、相手にちゃんと伝わること。だから、結論に行く前に、ストーリーとして伝えた方がいい場合はそうした方がいいんだと思うんですよね。

なお、「結論から言うと」と前置きして報告に来るのですが、全然結論から言って無いことが多くて面白いです（笑）
 
 

●ニュアンス大事

僕は、このニュアンスというのがコミュニケーションにおいて重要だと思っています。広告表現だと「トーン＆マナー」なのかな？

例えば、「競合がこんなことやってきました」という報告でも、メールでさらっと伝えるのと、髪を振り乱しながら、汗かいて走ってきて伝えるのって、全然伝わり方が違いますよね。

これ、大事な情報だから、走ってきてるんじゃないか？と思う方もいると思いますが、そうじゃないのです。走ってきたから、大事だと思われ、大事な情報として情報が伝わるのです。

まあ、これがニュアンスか？と言われるとちょっと迷うところもあるのですが、その情報が持ってる意味とかをちゃんと意図して伝えるようにした方がいいと思います。

なお、上の例でいうと、

「お前、走ってきていうほどのことじゃないだろ」

って言われたら、それでいいのです。なぜなら情報の意味の判断は、常に受け手がするものなのですから。
 
 

●タイミング大事！

これ超大事です。

新聞って、その日の朝読むからいいのであって、3日前の新聞を読んで、その内容を共有しても価値はないですよね（まあ、逆に面白がられるかもしれませんが）。

情報って、鮮度が大事なので、タイミングは意識して。

良くいわれるように、Bad News Is First！です。
 
 

●やっぱり最後は内容が大事！

で、なんだかんだ言っても、内容です。ホウレンソウという企業内におけるコミュニケーションの品質を決定するのは、その人がどれだけ考え抜いたか、だと思います。

ホウレンソウという形で、上司や同僚に考えさせる（あるいは仕事を振る）やり方も結構重要なスキルとしてあるとは思いますが、こればっかりやっていると、あまり良い仕事ができなくなります。

なので、自分でしっかりと考え抜いた事をホウレンソウという形で、周囲を巻き込みながら、推進していく。ホウレンソウだって、手段なので、それを通じて、何を成し遂げるのか？という事が大事なんだと思うのですよね。

一方で、何かを成し遂げるための技術として、ホウレンソウというのは、普段言われてる以上に重要な技術なんだと思います。

仕事ができる人って、このホウレンソウのスキルはすべからく高いと思いますよ！

あ、7つといいながら、6つしかありませんね。なので、7つ目、これが抜けてるよーというのがあったら、教えてください！！

聞いてないよ！と言われないために。

キャリア , ビジネス

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